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任务清单

来源::未知 | 作者:ag环亚娱乐 | 本文已影响 66 人

“永锡,我还是搞不大清楚任务清单和下一步清单有何不同?”
  5/18是我一日的时间管理研习会,因此,比起以往,我有了更多的时间好好解是时间管理的流程,以及不同高度的时间管理。在课堂中,大家很有兴趣,但是却觉得不容易上手的部份,就是任务的管理。

  任务的定义是”如果我们想要达成的结果,必须由超过一个行动才能达成,这就是一个任务。”,而任务清单,就是我们手上任务的列表。

  任务清单为甚么不容易管理呢?这是因为要管理好任务清单有三个动作,首先是要列出一个任务清单,其次,要将每一个单一任务做好规划,并找出合适的下一步行动,最后则是要管理好这些因任务产生的下一步行动。很多人把这三个动作分不清楚,想要一次到位,就会觉得很复杂,要是一个一个动作分开来讲,那就简单多了。

(1)任务清单不过是一张纸

  2008 年2月下午,我在美国Westlake的David Allen时间管理研习会时,他刚好正讲到任务清单的部份。我仔细的听,但是却产生一个疑惑——我发现David Allen不过是用一页的to do list来管理他的任务清单。就这么简单吗?他不用我们以前讨论的bonsai、Lifebalance、iGTD等复杂的任务管理软体吗?这样如何管控任务呢?下课时间,我一箭步就跑去问他问题:

  “请问你的任务清单就只是一个清单吗?”我有点害羞的问
  “对啊,就一张请单,一周检视一次”,David Allen坐在椅子上,轻松地回答
  “不用和下一步清单连结,不用其他的软体来管理?”我急忙的追问着
  David Allen看了我一眼,好像任务我提出一个关键的问题,随手抽出一张白纸,在我眼前摇一摇,一面说“是的,任务清单不过是一张纸”

  当场我真的超级兴奋,原来任务清单是很简单的,就是一个个文字描述的任务清单,不需要和下一步清单做一大堆的连结,就是两个清单,一个是下一步行动清单,一个是任务清单。这也让我改变了运用任务清单的方式,整个系统变得更加简单,每周检视可以一下子就完成了。

  回来台湾,为任务这个概念设计icon时,我选择了一个赛车旗,因为我觉得描述任务,就像是设定赛车的终点线,当我们跑过终点,就有人大力挥动赛车旗,告诉我们到达目标了。任务清单,就是所有任务的终点线清单一览表,难怪David Allen说了这句话“任务清单不过是一张纸”。

(2)用心智图做好任务规划

  我还体会到一件事情,写下任务清单和规划任务是两回事,任务清单只是写下现有任务的一览表,但是任务规划,则是要将单一任务的相关资讯放在一起,整理、分析、组织,这时候使用一些工具就是一种很好的选择。

  任务规划时,我觉得心智图是一样很棒的工具,这个在1970年代由英国的托尼•博赞(Tony Buzan)提出的一种辅助思考工具,有以下的好处:

  整体结构很像一个心脏及其周边的血管图,表达出整体感
  利用关键字来连结,可也迅速放入大量资讯,适合在brain strom时使用
  运用线条及符号来建立逻辑的脉络,并很容易搬动分类(尤其是用电脑程式时)

  我自己从2000年开始从台湾孙易新老师身上学到心智图,觉得真的是一项非常好用的工具,不论使用纸笔或是电脑,都能够迅速将我们思考的资料,做妥善的整理,并进而找出任务的下一步行动。但是心智图也有其缺点,因为其属于发散性的思考,要做好任务规划时,一大堆的下一步行动,会让人迷失焦点。此时,必须要做好收敛的动作(从一堆可以做的行动中,找出关键行动),并列入任务清单或下一步行动清单来管理。

(3)管理好任务的下一步行动清单

  我们有了任务清单、并认真做好任务规划,就会产生了越来越多的下一步行动。这些下一步行动和知前所提由收件匣下一步来源不同,一个是推动任务的下一步行动,一个是由杂事状况放入收件匣,经由加工组织而成的下一步行动。

  注意喔,下一步行动清单中的下一步行动,有两个来源,一个是任务,一个是收件匣。

  组成了下一步清单后,还是藉由场合的概念批次处理,节省我们许多的时间。这样一个下一步清单,也要搭配行云流水的工具使用才能产生效益,有些人会采用一些任 务管理的软体如PC上面的mindmanager、Bonsai等,或是苹果电脑上面的iGTD等,像David Allen则只是待办事项中的一个分类,每周检视再新增下一步行动到待办事项其他场合分类。也有人利用万用手册的一页作为任务清单,检视后,加入新的下一步行动,大家可以依照自己的工具使用方式,采取合适的方法。

结语

  6月的时候,爸爸到员林来,除了来开会,也来看看孙子,吃过晚饭后,老爸提到想要理解一下我的时间管理系统。我们父子就拿着我时间管理研习会的讲义,我一步步的讲解给他听。

  听完了以后,爸爸静了一下,我有点不好意思地说“其实这个东西也没有什么,大家都想得到,不是很难”。

  没有想到爸爸说“这个东西其实大家都知道,就是做不到”。接着他解释“人都会有惰性,所以知道的很多,但是能够彻底实践的人很少”。

  “ 这个东西其实大家都知道,就是做不到。”这句话给了我很大的影响,以前我一直以为时间管理是知难行易,没想到关键却在知易行难,这是因为时间管理需要一辈子持续才有用,难在“有恒”。这也影响了我规划设计研习会的方向,从讲课为主,转变为讲故事、试作演练、分组活动,让学员可以在课程中有更多时间时间持续来演练。不仅如此,我还和一群朋友设立了ITM社群,提供每日早起及每周检视等活动,让大家可以运用网路,持续的实践,因为我知道,只有长期实践,才能产生宏大的效果。

  今天我们提到的是“任务清单”,我们组织时的清单包含下一步清单、任务清单、行事历等,任务清单是非常重要的一个清单,我们也会花上几篇文章好好的讨论,大家一起继续加油。


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